Adatvédelmi tájékoztató - állásra jelentkezők

Magyar Tudományos Akadémia Számítástechnikai és Automatizálási Kutatóintézethez /MTA SZTAKI/ Állásra Jelentkezők személyes adatainak kezelésére vonatkozó adatvédelmi tájékoztató

A Magyar Tudományos Akadémia Számítástechnikai és Automatizálási Kutatóintézete (székhely: 1111 Budapest, Kende utca 13-17.; a továbbiakban: MTA SZTAKI vagy Adatkezelő) a jelen adatvédelmi tájékoztatóban kívánja tájékoztatni az MTA SZTAKI-hoz állásra jelentkező személyeket (a továbbiakban: Jelentkező) az állásra jelentkezéssel kapcsolatban az MTA SZTAKI rendelkezésére bocsátott személyes adatok kezelésével összefüggő szabályokról (a továbbiakban: Tájékoztató).

A jelen Tájékoztatóban nem részletezett rendelkezésekre és fogalmakra az MTA SZTAKI oldalon közzétett Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) alábbi pontjai irányadók:

A fentiekre tekintettel az imént felsorolt rendelkezések nem kerülnek megismétlésre jelen Tájékoztatóban.

1. Az Adatkezelés megkezdése

A Jelentkező állásra jelentkezését az alábbi módon bocsáthatja az MTA SZTAKI rendelkezésére:

  • e-mail útján az MTA SZTAKI Humánpolitikai Osztályának (a továbbiakban: HR Osztály) munkatársa vagy az MTA SZTAKI jelentkezéssel érintett szervezeti egységének munkatársa részére való megküldéssel;
  • személyesen és papír alapon az MTA SZTAKI HR Osztályának vagy a jelentkezéssel érintett szervezeti egység munkatársa részére történő átadással
  • postai úton az MTA SZTAKI részére történő megküldéssel.

Az MTA SZTAKI általi adatkezelés a Jelentkező önéletrajzának, illetve motivációs levelének MTA SZTAKI valamely munkatársának átvételével kezdődik.

Az MTA SZTAKI a Jelentkező általi kapcsolatfelvételt követően részletes tájékoztatást nyújt a Jelentkező részére a személyes adatainak kezeléséről.

2. Az Adatkezelés alá eső adatok köre

A Jelentkező az állásra jelentkezés során önéletrajzában, illetve motivációs levelében jellemzően az alábbi személyes adatokat bocsátja az Adatkezelő rendelkezésére:

  • név,
  • születési hely,
  • születési idő,
  • lakcím,
  • telefonszám,
  • e-mail cím,
  • iskolai tanulmányok,
  • szakmai tapasztalat,
  • arckép,
  • Jelentkező által önkéntesen rendelkezésre bocsátott egyéb adatok (pl. hobbi).

A Jelentkező a felvételi eljárás során további adatokat is az Adatkezelő rendelkezésére bocsát, de ezekről részletes tájékoztatót kap az MTA SZTAKI-tól.

3. Az Adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a Jelentkező hozzájárulása.

A HR Osztály munkatársa a személyes adatok megismerésével egyidejűleg „Tájékoztató Állásra jelentkező személyes adatainak kezeléséről” megnevezésű tájékoztatóban részletesen tájékoztatja a Jelentkezőt személyes adatainak kezeléséről, így különösen a kezelt adatok köréről, kezelésének céljáról, módjáról, időtartamáról, és felhívja a Jelentkezőt, hogy nyilatkozzon arról, hogy hozzájárul-e személyes adatainak ezen tájékoztatóban foglaltak szerinti kezeléséhez. Az Adatkezelő csak abban az esetben kezelheti tovább a Jelentkező személyes adatait, amennyiben a Jelentkező ahhoz kifejezetten hozzájárult.

A fenti bekezdésben megjelölt tájékoztatóban az Adatkezelő arról is tájékoztatja a Jelentkezőt, hogy a munkakörbe történő felvétel esetén, illetve a felvételi eljárás lezárultát követően miként és milyen jogalappal történik az adatok további kezelése.

4. Az Adatkezelés célja

Az Adatkezelő annak érdekében kezeli a Jelentkező 2. pontban megjelölt személyes adatait, hogy meg tudja állapítani, hogy a Jelentkező alkalmas-e a megjelölt pozíció betöltésére, és megalapozott döntést tudjon hozni arról, hogy fel kívánja-e venni a Jelentkezőt a jelentkezéssel érintett munkakörbe.

Az Adatkezelő felvételi eljárást követő adatkezelésének célját a felvételi eljárás eredménye határozza meg, amelyről az Adatkezelő részletesen tájékoztatja a Jelentkezőt.

5. Az Adatkezelés módja

A Jelentkező által e-mail útján megküldött önéletrajz és motivációs levél kizárólag a jelentkezéssel érintett szervezeti egység vezetője és adminisztrátora, illetve a HR Osztály munkatársai részére kerül továbbításra, más munkatársak ezen dokumentumokhoz és a bennük foglalt adatokhoz nem férhetnek hozzá.

A Jelentkező által postai úton megküldött vagy személyesen átadott önéletrajzhoz és motivációs levélhez kizárólag a jelentkezéssel érintett szervezeti egység vezetője és a HR Osztály munkatársai férhetnek hozzá, más személyek részére nem engednek betekintést. A Jelentkező személyes adatai kizárólag a HR Osztály munkatársai által hozzáférhető számítógépes nyilvántartásban kerülnek rögzítésre.

Amennyiben a Jelentkező kinevezésére sor kerül, a Jelentkezőre vonatkozó papír alapú dokumentumok bekerülnek a Jelentkező személyügyi mappájába, amelyhez kizárólag a HR Osztály munkatársai férhetnek hozzá.

Amennyiben a Jelentkező kinevezésére nem kerül sor, a HR Osztály munkatársa felszólítja a Jelentkezőt, hogy nyilatkozzon arról, hogy hozzájárul-e a személyes adatainak további kezeléséhez állásajánlatokkal kapcsolatos megkeresések megküldése érdekében. Amennyiben a Jelentkező nem adja meg kifejezett hozzájárulását, úgy a HR Osztály munkatársa törli a Jelentkező személyes adatait.

6. A Jelentkező jogai

A Jelentkezőket az alábbi jogok illetik meg az Adatkezelő által folytatott adatkezeléssel összefüggésben.

6.1. A tájékoztatáshoz való jog

A tájékoztatáshoz való jog alapján a Jelentkező jogosult arra, hogy az adatkezeléssel kapcsolatos információkról a jelen Tájékoztató szerinti részletességgel tájékoztatást kapjon az Adatkezelőtől. Az Adatkezelő köteles a tájékoztatást a tájékoztatás iránti kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 30 (harminc) napon belül megadni a Jelentkező részére.

6.2. A hozzáférési jog

A hozzáférési jog alapján a Jelentkező jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen, akkor jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és adatkezeléssel összefüggő információkhoz (az érintett személyes adatok kategóriái és a jelen Tájékoztatóban foglalt adatkezeléssel összefüggő további adatok, információk) hozzáférést kapjon.

6.3. A helyesbítéshez való jog

A személyes adatok helyesbítésének joga alapján a Jelentkező jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan adatokat, és arra, hogy az Adatkezelő a Jelentkező hiányos személyes adatait kiegészítse.

6.4. A törléshez való jog

A törléshez való jog alapján a Jelentkező jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az Érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, amennyiben az alábbi indokok valamelyike fennáll:

a) a Jelentkező személyes adataira már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) a Jelentkező visszavonja személyes adatainak kezelésének jogalapját képező hozzájárulását, és az Adatkezelő által történő adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) a Jelentkező tiltakozik személyes adatainak Adatkezelő általi kezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
e) a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

6.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az adatkezelés korlátozásához való jog alapján a Jelentkező jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

a) a Jelentkező vitatja a személyes adatok pontosságát; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és a Jelentkező ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de a Jelentkező igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
d) a Jelentkező tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

6.6. Hozzájáruló nyilatkozat visszavonása

A Jelentkező bármikor jogosult visszavonni személyes adatainak kezeléséhez hozzájáruló nyilatkozatát. A hozzájáruló nyilatkozat visszavonása nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

7. Panasz benyújtásának joga

Amennyiben a Jelentkező az Adatkezeléssel összefüggésben panasszal kíván élni, azt megteheti az Adatkezelő Adatvédelmi Szabályzatának 2. pontjában található elérhetőségein.

A Jelentkező az Adatkezeléssel kapcsolatos panaszával közvetlenül a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.; telefon: +36-1-391-1400; e-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu; honlap: www.naih.hu) fordulhat.

A Jelentkező jogainak megsértése esetén bírósághoz fordulhat. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – a Jelentkező lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

8. Vegyes rendelkezések

A jelen Tájékoztatóban nem szabályozott kérdésben az MTA SZTAKI honlapján közzétett Adatvédelmi Szabályzat [link] és az MTA SZTAKI által a Jelentkező részére átadott vagy megküldött „„Tájékoztató Állásra jelentkező személyes adatainak kezeléséről” megnevezésű tájékoztató rendelkezései irányadók.

A jelen Tájékoztató visszavonásig érvényes.